¿Qué hace un consultor de IA?
Un consultor de IA empieza por tu negocio, no por la tecnología. Mira cómo trabaja tu empresa, qué le quita horas, qué le cuesta errores y qué le frena para crecer, y te dice qué parte de eso puede hacer o acelerar una inteligencia artificial, con qué herramienta y con qué coste. Su trabajo no es explicarte qué es ChatGPT, sino bajar la IA a tu caso: los albaranes que llegan por correo, las consultas repetidas de los clientes o el informe que alguien monta a mano cada lunes.
En la práctica, el trabajo se divide en seis partes: diagnóstico de las tareas, priorización por lo que ahorra cada una o lo que deja crecer, elección de herramientas, una prueba piloto medida, la implantación de lo que funciona y la medición posterior para comprobar que el ahorro es real. Una empresa de distribución, por ejemplo, puede encontrarse con que su cuello de botella no está en el teléfono sino en pasar a mano los pedidos que sus clientes mandan en PDF. En un taller de mecanizado lo habitual es otra cosa: la oficina técnica tarda días en sacar una oferta a partir de los planos del cliente, o los partes de trabajo llegan en papel y alguien los teclea el viernes. En cada caso, esa es la tarea que se mide primero.
¿Qué gana tu empresa con una consultoría de IA?
Lo que se busca no es tener IA, sino que tu equipo saque más trabajo y mejor sin ir más cargado. Se trata de quitarle a cada persona lo repetitivo (teclear, copiar de un programa a otro, buscar un dato, contestar lo mismo) para que lo dedique a clientes, a producción y a calidad. Cada mejora se mide antes y después, con datos de tu propia empresa:
- Más capacidad sin ampliar plantilla. Las mismas personas atienden más pedidos u ofertas. Se mide en horas al mes que se van en cada tarea, antes y después del cambio.
- Respuesta más rápida a tus clientes. Un presupuesto, un plazo de entrega o una duda técnica contestados el mismo día. Se mide en el tiempo que pasa desde que entra la petición hasta que sale la respuesta.
- Menos errores y menos retrabajo. Una referencia mal copiada en una orden de fabricación o un pedido con la cantidad equivocada cuestan dinero. Se mide en incidencias, devoluciones o correcciones al mes.
- Tu gente en lo que aporta. El técnico preparando la oferta, no buscando la última versión de un plano; el comercial visitando, no rellenando hojas. Se mide en qué parte de la jornada se va en tareas repetitivas.
- Decisiones con números delante. Cada propuesta llega con su coste, lo que se espera de ella y cómo se va a comprobar, para que apruebes o descartes con criterio.
Y si una tarea no compensa, te lo decimos. Saber qué no merece la pena también ahorra dinero.
Cómo implantar la IA en una empresa, por fases
La IA se implanta mejor por fases cortas, empezando por una sola tarea y ampliando solo cuando los números lo justifican. Hacerlo todo a la vez suele acabar en varias herramientas contratadas que nadie usa. El orden que seguimos es este:
- Entrevistas y recogida de datos. Hablamos con dirección y con quien hace el trabajo, también en planta o en el almacén si es ahí donde se pierde el tiempo. Se apunta cada tarea candidata: cuántas veces ocurre al mes, cuánto tarda, en qué programas se hace y qué pasa si sale mal.
- Priorización. Cada tarea se valora por lo que ahorra (horas, errores) o por lo que deja crecer (más ofertas enviadas, más pedidos atendidos), y también por su riesgo y su dificultad. Arriba quedan las que dan mucho y arriesgan poco.
- Elección de la herramienta. Para cada tarea prioritaria se decide si basta con algo que ya pagáis, si conviene una herramienta del mercado o si hace falta un desarrollo propio.
- Prueba piloto. Se monta la primera tarea a pequeña escala, con ejemplos reales y una persona revisando cada resultado. Se mide tiempo, aciertos y coste.
- Implantación. Si la prueba cumple lo acordado, se conecta a los programas que ya usáis, se enseña a quien la va a usar y se deja documentada.
- Medición y siguiente paso. Al cabo de un tiempo se comparan las horas y los errores con los de antes. Con ese dato se decide la siguiente tarea de la lista.
Qué incluye la consultoría de inteligencia artificial
La consultoría de inteligencia artificial termina con documentos que se pueden ejecutar, no con una presentación de tendencias. Esto es lo que recibes:
Diagnóstico de tareas
La lista de tareas analizadas, con cuántas veces se hacen, cuánto tiempo llevan, qué errores dan y en qué programas se hacen. Muchas veces es la primera vez que una empresa ve por escrito cuántas horas se van en copiar datos de un sitio a otro.
Informe de oportunidades
Qué puede hacer la IA en cada tarea, qué no puede hacer, con qué herramienta y con qué riesgo. También lo que se descarta y por qué, para que nadie vuelva a plantearlo sin datos.
Hoja de ruta
El orden en que conviene implantar cada cosa, qué necesita cada paso (accesos, datos, personas) y qué se mide para saber si ha funcionado.
Presupuesto de cada paso
El coste de implantación y el coste mensual de cada fase por separado, para que puedas aprobar una y dejar la siguiente para más adelante.
Revisión de datos y normativa
Qué datos toca cada herramienta, qué hay que revisar con el RGPD y cómo encaja cada uso en el Reglamento europeo de IA. Se explica en el apartado siguiente.
Protección de datos y Reglamento europeo de IA
Usar IA en una empresa obliga a cumplir dos normas: el RGPD, que ya conoces, y el Reglamento europeo de inteligencia artificial, conocido como AI Act. Ninguna de las dos impide usar la IA en el trabajo de oficina; piden saber qué datos se usan, con qué proveedor y para qué.
RGPD: qué datos van a la IA
Si una herramienta trata datos personales de clientes o empleados, el proveedor actúa como encargado del tratamiento (quien trata esos datos por cuenta de tu empresa) y hace falta su contrato, saber dónde guarda los datos y si los usa para entrenar sus modelos. Las versiones gratuitas de muchos asistentes no dan esas garantías; las versiones de empresa suelen darlas. En la consultoría se revisa herramienta por herramienta.
El Reglamento europeo de IA, según el riesgo del uso
El Reglamento clasifica los usos de la IA por su riesgo, no por la tecnología. Algunos usos están prohibidos; otros, como los que intervienen en decisiones sobre contratación de personal o acceso a servicios esenciales, se consideran de alto riesgo y tienen obligaciones exigentes. La mayoría de usos de una pyme (redactar, resumir, clasificar correos, preparar presupuestos, ordenar partes de trabajo) quedan en los niveles bajos. Hay además una obligación de transparencia: si un cliente habla con un chatbot o un agente de voz, tiene que saber que es una IA. Y el Reglamento pide a las empresas que usan IA que su personal tenga una formación suficiente para usarla con criterio, lo que se llama alfabetización en IA. Cómo se aplica cada obligación y desde cuándo puede cambiar con las guías que publiquen las autoridades, así que lo revisamos en cada proyecto. Las fechas y los niveles de riesgo están explicados en nuestra guía sobre qué exige el AI Act a tu empresa.
La política interna de uso de IA
Muchas plantillas ya usan ChatGPT por su cuenta, a veces con datos de clientes. Una política interna de una o dos páginas dice qué herramientas están permitidas, qué datos no se pueden introducir nunca, quién revisa lo que produce la IA antes de enviarlo fuera y a quién se consulta en caso de duda. La redactamos con vosotros como parte de la consultoría, y se explica al equipo en la formación en IA para empresas.
Consultora de IA: la que recomienda y la que también implanta
Una consultora de IA que solo recomienda entrega un informe y se va; una que también implanta tiene que responder de que lo recomendado funcione. La diferencia se nota en el informe: quien no va a montar nada puede proponer proyectos ambiciosos sin calcular cuánto cuesta mantenerlos. En IALINK el plan lo escribe el mismo equipo que después monta los agentes de IA para empresas (programas que hacen una tarea completa dentro de tus herramientas) o la automatización de procesos con IA, así que cada propuesta lleva detrás alguien que sabe lo que cuesta ponerla a funcionar y mantenerla en el día a día. Eso no te obliga a nada: la hoja de ruta la puede ejecutar quien tú elijas.
¿Cuánto cuesta una consultoría de inteligencia artificial?
Depende sobre todo del tamaño de lo que se analiza: no es lo mismo revisar un departamento con tres tareas que una empresa con varias sedes y una docena de programas. También influye si la consultoría acaba en el informe o incluye la prueba piloto.
| Concepto | De qué depende |
|---|---|
| Diagnóstico | Número de áreas y de personas que hay que entrevistar, y número de programas que intervienen |
| Informe y hoja de ruta | Cantidad de tareas analizadas y profundidad de la revisión de datos y normativa |
| Prueba piloto | Complejidad de la tarea elegida, conexiones necesarias y duración de la prueba |
| Política de uso de IA | Si se parte de cero o se revisa una que ya existe, y cuántas herramientas cubre |
Antes de empezar acordamos el alcance por escrito, para que sepas qué vas a recibir y qué queda fuera.
Cuándo no conviene contratar una consultora de inteligencia artificial
No hace falta si ya sabes qué tarea quieres resolver y cómo: entonces lo directo es pedir presupuesto del proyecto concreto, por ejemplo uno de chatbots con IA para empresas. Tampoco tiene sentido en una empresa muy pequeña donde cada persona hace de todo y no hay tareas repetidas en volumen; ahí rinde más una buena formación al equipo que un diagnóstico. Y si la empresa está en plena migración de su programa de gestión, conviene esperar a que termine: cualquier plan hecho antes tendría que rehacerse.