Qué puede contestar un bot de WhatsApp con IA
Un bot de WhatsApp con IA puede contestar todo lo que tenga respuesta en tu información: horarios, precios publicados, plazos, documentación que hay que traer, estado de un pedido o huecos libres en la agenda. La diferencia con los bots de menú de toda la vida («pulse 1 para…») es que entiende el mensaje tal como lo escribe el cliente, con faltas, abreviaturas o varias preguntas a la vez, y responde con frases normales.
Algunos ejemplos de lo que resuelve, de la fábrica a la consulta:
- Un taller de mecanizado o una empresa de fabricación: el cliente pregunta cómo va su pedido y el bot lo mira en el programa de gestión y le da la fecha prevista; si pide el certificado de material o la ficha técnica de una pieza, se la manda en el mismo chat.
- Una distribuidora de material industrial: el instalador escribe desde la obra si hay stock de una referencia y en qué almacén, y el bot se lo dice al momento en lugar de tenerle esperando una llamada.
- Tu propio equipo, con un número interno: el comercial en la calle o el encargado de planta preguntan por una ficha técnica, una tolerancia o un paso del manual, y el bot contesta con vuestros documentos.
- Una clínica dental o de fisioterapia: da cita, la cambia o la anula, recuerda la del día siguiente y explica cómo prepararse para una primera visita.
- Una tienda online: dice dónde está un pedido consultando el programa de envíos, explica cómo se hace una devolución y avisa cuando vuelve a haber stock.
- Una gestoría: pide al cliente los papeles de la renta, comprueba que han llegado todos y le dice qué falta.
- Un taller mecánico: recoge la matrícula y lo que le pasa al coche, ofrece día para dejarlo y avisa cuando está listo.
Lo que el bot no sabe no se lo inventa: solo contesta con tu información y, si la pregunta se sale de ahí, lo dice y pasa la conversación al equipo. Si además quieres un asistente en la web que conteste con los mismos documentos, lo explicamos en la página de chatbots con IA para empresas.
¿Qué gana tu empresa con un chatbot de WhatsApp?
WhatsApp ya es por donde te escriben muchos clientes. El problema es que alguien tiene que estar contestando, a menudo con el móvil en una mano y el trabajo en la otra. Esto es lo que cambia y cómo se comprueba:
- Respuesta en minutos, también fuera de horario. El cliente que pregunta a las nueve de la noche por su pedido tiene la respuesta entonces, no al día siguiente. Se mide en el tiempo que tarda la primera respuesta, antes y después.
- Más consultas atendidas con el mismo equipo. Las preguntas de siempre (plazos, stock, horarios, documentos) las contesta el bot, y el equipo atiende las que necesitan a alguien. Se mide en conversaciones al mes y en cuántas acaban resueltas sin intervención.
- Menos interrupciones en la oficina y en planta. Cada mensaje que no hay que contestar a mano es una tarea que no se corta. Se ve en las horas al mes que tu gente dedica hoy a WhatsApp.
- Menos contactos que se pierden. Quien pregunta por un presupuesto queda apuntado con lo que necesita en tu CRM (el programa donde lleváis clientes y ofertas) o en tu correo. Se mide en contactos recogidos y en cuántos acaban en oferta.
- Saber qué te preguntan tus clientes. Las conversaciones quedan guardadas y ordenadas: qué se repite, qué no encuentran, qué frena un pedido. Es información para decidir qué explicar mejor o qué cambiar.
La app WhatsApp Business o la API: qué necesitan los chatbots de WhatsApp Business
Los chatbots de WhatsApp Business serios funcionan con la API de WhatsApp, no con la aplicación gratuita que se descarga en el móvil. La API es la conexión oficial que Meta da a las empresas para enchufar WhatsApp a sus programas. Las dos llevan el nombre «Business», pero son cosas distintas:
| App WhatsApp Business | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|
| Dónde se usa | En un móvil y sus dispositivos vinculados | Conectada a programas: bot, bandeja compartida, CRM |
| Respuestas automáticas | Mensaje de bienvenida, de ausencia y respuestas rápidas fijas | Un bot que entiende y contesta cualquier mensaje |
| Varias personas a la vez | Limitado | Todo el equipo desde el mismo número |
| Conexión con tu agenda o tu gestión | No | Sí |
| Coste de uso | Gratuita | Meta cobra según su tarifa |
Hay programas que prometen poner un bot en la aplicación normal leyendo la pantalla del móvil o de WhatsApp Web. No lo hacemos: van contra las condiciones de WhatsApp y el número se arriesga a un bloqueo, que para una empresa que vive de ese canal es un problema serio.
WhatsApp Business API: qué hace falta y cuánto cuesta
Para usar la API hacen falta tres cosas: una cuenta de empresa en Meta verificada, un número de teléfono dado de alta en la API y un proveedor o una conexión directa con la plataforma de Meta por donde pasan los mensajes.
Verificación de la empresa y del número
Meta pide verificar que la empresa existe, normalmente con documentación de la sociedad o del autónomo, y que el número es tuyo, con un código por SMS o por llamada. El nombre que verá el cliente también pasa una revisión. Es un trámite que hace el titular de la empresa; nosotros te guiamos en cada paso y lo dejamos todo conectado.
Plantillas aprobadas por Meta
Cuando el cliente te escribe, se abre un plazo de 24 horas en el que el bot puede contestarle con libertad. Fuera de ese plazo, o cuando eres tú quien escribe primero (un recordatorio de cita, un aviso de pedido enviado), solo se pueden mandar plantillas: mensajes con huecos para el nombre o la fecha que Meta revisa y aprueba antes de usarlos. Las preparamos con un texto claro para que pasen la revisión a la primera.
Lo que cobra Meta
Meta cobra el uso de la API según su propia tarifa, que depende del país del cliente y del tipo de mensaje: no cuesta lo mismo una plantilla de marketing que un aviso de utilidad o un código de verificación, y las respuestas dentro del plazo que abre el cliente tienen otro trato. La tarifa la publica Meta y la cambia de vez en cuando, así que antes de empezar calculamos con tu volumen real cuánto supondría al mes. Ese coste lo pagas a Meta, aparte del proyecto.
Citas, reservas y cualificación de contactos con un bot para WhatsApp
Un bot para WhatsApp es más útil cuando no solo contesta, sino que deja el trabajo hecho en tus programas. Las dos tareas que más tiempo quitan al equipo suelen ser estas:
Citas y reservas
El bot consulta la agenda o el programa de reservas, ofrece los huecos libres, apunta la cita con el nombre y el motivo, y manda un recordatorio con una plantilla aprobada. Si el cliente quiere cambiarla, lo hace en la misma conversación. Un restaurante puede recibir reservas de mesa a medianoche sin que nadie las apunte a mano a la mañana siguiente.
Cualificación de contactos
Cualificar un contacto es averiguar qué necesita y si encaja con lo que haces, antes de que tu comercial le dedique tiempo. Cuando llega alguien que pregunta por un servicio, el bot le hace las preguntas que haría tu comercial (qué necesita, para cuándo, en qué zona, qué presupuesto maneja), lo apunta en el CRM con un resumen y avisa a la persona que toca. Una empresa de reformas recibe el contacto ya ordenado: tipo de obra, metros, población y fotos. Un taller de calderería recibe la petición con la pieza, el material, las unidades y la foto del plano. Si lo que quieres es que esos datos sigan solos hacia otros programas, eso lo hacemos con una automatización de procesos con IA.
Cuándo pasa la conversación a una persona
La conversación pasa a una persona en cuanto el cliente lo pide, cuando el bot no tiene la respuesta en tu información o cuando el tema es delicado. Esas reglas se escriben antes de empezar: una queja, un cobro mal hecho o un cliente enfadado no los gestiona el bot.
Al pasarla, la persona del equipo recibe la conversación con un resumen de lo que se ha hablado, para no tener que preguntar todo otra vez. Si nadie está disponible, el bot avisa al cliente de cuándo le van a contestar en lugar de dejarle esperando sin respuesta.
Cómo montamos un chatbot para WhatsApp, paso a paso
- Revisar las conversaciones de hoy. Con una muestra de los chats reales se ve qué preguntan tus clientes, cuántas veces y qué se les contesta. De ahí sale lo que el bot hará y lo que no.
- Preparar la información. Precios, horarios, condiciones y respuestas tipo, en documentos ordenados que el bot pueda consultar y que tu equipo pueda corregir.
- Dar de alta el número en la API. Verificación de la empresa, del número y del nombre, y primeras plantillas enviadas a revisión.
- Conectar tus programas. Agenda, CRM, tienda online o programa de gestión, con los permisos justos para lo que tiene que hacer.
- Probar con revisión humana. Primero con el equipo haciendo de cliente y después con clientes reales, revisando las conversaciones para corregir respuestas.
- Mantener y ajustar. Revisamos las conversaciones en las que el bot ha dudado o se ha equivocado, añadimos lo que falta y vigilamos el coste de uso.
Qué incluye un proyecto de chatbot de WhatsApp
Diseño de las conversaciones y de los límites
Qué contesta el bot, con qué tono, qué datos pide, qué no hace nunca y cuándo pasa a una persona, por escrito y revisado contigo.
Alta en la API y plantillas
El acompañamiento en la verificación de la empresa y del número, y la redacción de las plantillas para recordatorios, avisos y seguimiento.
Bandeja compartida para el equipo
Un sitio donde ver todas las conversaciones, recoger las que el bot pasa y contestar desde el mismo número de la empresa.
Conexiones, pruebas y mantenimiento
La integración con tus programas, el periodo de pruebas con revisión humana y el seguimiento cuando el bot ya funciona.
¿Cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp?
El precio de un chatbot de WhatsApp depende de lo que tenga que hacer además de contestar, de cuántos programas haya que conectar y de cuántas conversaciones tenga al mes. Un bot que responde dudas con un documento de preguntas frecuentes no se parece a uno que da citas en tres agendas y cualifica contactos para el CRM.
| Concepto | De qué depende |
|---|---|
| Diseño y puesta en marcha | Número de tareas del bot, programas conectados y reglas de paso a una persona |
| Tarifa de Meta | Tipo de mensajes, país de los clientes y cuántas plantillas envías |
| Uso del modelo de IA | Número de conversaciones al mes y cuánta información consulta en cada una |
| Bandeja y mantenimiento | Personas del equipo que la usan y cambios en tu información o tus programas |
Antes de presupuestar miramos cuántos mensajes recibís y cuánto tiempo se os va en contestarlos. Con eso se ve si compensa, y si no compensa, te lo decimos.
Cuándo no conviene un chatbot de WhatsApp
No merece la pena si recibes pocos mensajes al día y los contestas sin esfuerzo con la aplicación: ahí bastan las respuestas rápidas de WhatsApp Business. Tampoco si cada consulta exige mirar un caso a fondo, como un asesoramiento legal o un diagnóstico, o si tus clientes prefieren llamar; en ese caso tiene más sentido un voicebot o agente de voz con IA que coja el teléfono.